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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Verein für Jugend und Kultur Schloß Holte-Stukenbrock e. V. E-Mail: info@holtermeeting.de

2. Gegenstand dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unserer Plattform zur Organisation und Verwaltung von Freiwilligen, Schichten und Veranstaltungen des Vereins (erreichbar unter helfer.homee.rocks / helfer.holtermeeting.de / helfer.holter-meeting.de). Sie gilt nicht für sonstige Webseiten oder Dienste des Vereins, etwa einen separaten Ticket-Shop, für die eigene Datenschutzerklärungen gelten können.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer:innen grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Plattform sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt nach Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), soweit keine andere Rechtsgrundlage einschlägig ist — insbesondere wenn die Verarbeitung zur Erfüllung des Freiwilligen-/Helfer:innen-Verhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erforderlich ist.

Die Plattform wird von uns selbst betrieben („self-hosted") und läuft ausschließlich auf Server-Infrastruktur mit Standort in Deutschland/der EU. Es werden — abgesehen von einem ggf. eingesetzten E-Mail-Versanddienst (Abschnitt 8) — keine Daten an externe Cloud- oder SaaS-Anbieter, etwa Analyse- oder Werbedienste, übermittelt. Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt.

4. Bereitstellung der Plattform und Server-Logdaten

Wir betreiben keine gesonderte Zugriffsprotokollierung (kein separates Access-Log-System). Die Anwendung selbst gibt im laufenden Betrieb technische Informationen auf der Konsole aus, u. a.:

  • IP-Adresse, soweit im Rahmen einer Anfrage oder Fehlermeldung protokolliert
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • technische Fehlermeldungen bei Störungen

Diese Konsolenausgabe wird von der Container-Laufzeitumgebung vorgehalten (nicht von der Anwendung selbst in einer Datenbank oder Logdatei gespeichert) und automatisch rotiert: Pro Dienst werden maximal 3 Dateien à 10 MB aufbewahrt, ältere Einträge werden automatisch überschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Bereitstellung und der Absicherung gegen Missbrauch).

5. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung unserer Plattform ist ein Nutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung erheben wir folgende Daten:

Pflichtangaben:

  • E-Mail-Adresse
  • Passwort (wird ausschließlich als Hash gespeichert, nicht im Klartext)
  • Anzeigename, Vorname, Nachname

Optionale Angaben:

  • Pronomen
  • Telefonnummer
  • Bevorzugte Sprache (Anzeigesprache der Oberfläche)

Systemseitig erfasst:

  • Angabe, ob die Nutzer:in volljährig ist („Ich bin volljährig") — siehe Abschnitt 12
  • Zeitpunkt der Registrierung und letzten Aktualisierung des Profils
  • Rolle/Berechtigungsgruppe innerhalb der Plattform, z. B. Helfer:in, Team-Leitung, Administration

Die E-Mail-Adresse wird zur Verifizierung nach der Registrierung sowie für sicherheitsrelevante Vorgänge (Passwort zurücksetzen) genutzt; entsprechende E-Mails werden automatisiert versendet (Abschnitt 8). Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. bei optionalen Angaben die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

6. Anmeldung und Sitzungs-Cookies

Nach dem Login wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie in Ihrem Browser gesetzt, das Sie während Ihres Besuchs angemeldet hält. Das Cookie ist HttpOnly (nicht per JavaScript auslesbar), Secure (nur über verschlüsselte Verbindungen übertragbar) und mit SameSite-Schutz versehen. Zusätzlich speichern wir serverseitig zu jeder aktiven Sitzung:

  • IP-Adresse und Browser-/Geräte-Kennung (User-Agent) zum Zeitpunkt der Anmeldung
  • Zeitpunkt von Erstellung und letzter aktiver Nutzung der Sitzung

Dies dient der Kontosicherheit, etwa der Erkennung ungewöhnlicher Anmeldeaktivität und der Möglichkeit, Sitzungen einzeln abzumelden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (technisch notwendige Cookies, keine Einwilligung erforderlich). Es werden keine Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Cookies eingesetzt.

7. Freiwilligen- und Schichtverwaltung

Zur Organisation von Veranstaltungen verarbeiten wir im Rahmen Ihrer Teilnahme als Helfer:in zusätzlich:

  • Zuordnung zu Helfer:innen-Typen/Teams innerhalb einer Veranstaltung
  • Ihre Schicht-Anmeldungen: welche Schicht, welcher Ort, welcher Zeitraum
  • geleistete Arbeitszeiten („Work Log"), soweit im jeweiligen Verein/Event erfasst
  • Bestätigungen zu Voraussetzungen für bestimmte Tätigkeiten („Compliance-Nachweise", z. B. Teilnahme an einer Unterweisung), inkl. wer die Bestätigung wann vorgenommen hat
  • Erhalt von Helfer:innen-Leistungen („Goodies") bzw. Gutscheinen, soweit im jeweiligen Event vorgesehen

Diese Daten werden zur Organisation des Freiwilligeneinsatzes benötigt und beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Zugriff haben nur Nutzer:innen mit entsprechender Berechtigung, z. B. Team-Leitung des jeweiligen Bereichs oder Administration.

8. Kommunikation innerhalb der Plattform

Unsere Plattform bietet folgende Kommunikationsfunktionen, bei denen Inhalte gespeichert werden:

  • Direktnachrichten zwischen Nutzer:innen, z. B. Rückfragen zwischen Helfer:in und Team-Leitung
  • Ankündigungen und Rundmails („Broadcasts") durch Organisator:innen
  • Fragen/FAQ-Funktion

Für Benachrichtigungen, etwa Schicht-Erinnerungen, Ankündigungen, Registrierungs-/Passwort-E-Mails, versenden wir automatisiert E-Mails über einen E-Mail-Versandserver mit Standort in Deutschland/der EU. Zugangsdaten zu diesem Server werden bei uns verschlüsselt gespeichert.

Nutzer:innen können in ihren Benachrichtigungseinstellungen wählen, welche E-Mail-Benachrichtigungen sie erhalten möchten (Opt-out für nicht sicherheitskritische Benachrichtigungen); jede Benachrichtigungs-E-Mail enthält zudem einen Abmeldelink.

9. Weitergabe von Daten / Auftragsverarbeitung

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zum Betrieb der Plattform technisch notwendig ist (z. B. Hosting-Infrastruktur, E-Mail-Versand) und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht, oder wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Kategorien von Empfängern:

  • Betrieb und Wartung der technischen Infrastruktur (Hosting), Serverstandort: Deutschland/EU
  • E-Mail-Versand für Kontobestätigungen und Benachrichtigungen (Abschnitt 8), Serverstandort: Deutschland/EU

Aus Sicherheitsgründen benennen wir den konkreten Hosting-Anbieter hier nicht namentlich; die DSGVO verlangt für diese Transparenzangabe die Kategorie des Empfängers (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO), nicht zwingend dessen Namen. Mit allen eingesetzten Dienstleistern besteht — soweit erforderlich — ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; die Dienstleister haben keinen Zugriff auf die von Ihnen eingegebenen Inhalte.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR („Drittländer") findet nicht statt, da sämtliche eingesetzte Infrastruktur (Hosting, E-Mail-Versand) ausschließlich in Deutschland/der EU betrieben wird.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen.

  • Kontodaten: bis zur Löschung des Nutzerkontos durch Sie oder auf Ihre Anfrage
  • Schicht-/Einsatzdaten vergangener Veranstaltungen: max. 2 Jahre.
  • Anwendungs-/Konsolenausgabe (Abschnitt 4): automatisch rotiert, maximal 3 Dateien à 10 MB pro Dienst
  • Sitzungsdaten: automatisch nach Ablauf/Abmeldung der Sitzung

Eine Löschung des Kontos können Sie jederzeit über [Bitte ergänzen: Kontoeinstellungen / Anfrage an die o. g. Kontakt-E-Mail] veranlassen.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

  • Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) — viele Profildaten können Sie zudem selbst in Ihrem Nutzerkonto ändern
  • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt sind (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an die in Abschnitt 1 genannte Kontaktadresse.

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist regelmäßig die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder die für uns zuständige Behörde: [Bitte ergänzen, z. B. Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, falls zutreffend].

12. Minderjährige Nutzer:innen

Da unser Verein sich an Kinder und Jugendliche richtet, können auch minderjährige Personen Helfer:innen auf unseren Veranstaltungen und damit Nutzer:innen unserer Plattform sein.

Minderjährige Personen registrieren sich nicht selbstständig auf der Plattform. Ihr Nutzerkonto wird stattdessen durch die zuständige Team- oder Veranstaltungsleitung angelegt, nachdem eine Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten außerhalb der Plattform eingeholt wurde (z. B. in Papierform bei der Anmeldung zur Veranstaltung). Diese Einverständniserklärung wird von uns offline eingeholt und aufbewahrt; sie ist nicht Teil der in dieser Erklärung beschriebenen digitalen Datenverarbeitung.

13. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, u. a.:

  • Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS)
  • Speicherung von Passwörtern ausschließlich als Hash
  • Verschlüsselte Speicherung sensibler Konfigurationsdaten, z. B. Zugangsdaten des E-Mail-Servers
  • Rollen- und Berechtigungskonzept: Zugriff auf Daten nur für Nutzer:innen mit entsprechender Funktion/Rolle

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Plattform oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die aktuell auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 12.07.2026